Digitalizzazione dei documenti di assunzione: via libera, ma con regole diverse per consegna e firma

Il Ministero del Lavoro, con l’interpello n. 2 del 30 settembre 2026, ha chiarito che gli obblighi di consegna e acquisizione dei documenti connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro possono essere assolti anche con strumenti digitali. La risposta è stata resa a seguito dei quesiti formulati dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro.

Il Ministero distingue tra documenti che hanno contenuto meramente informativo e documenti che contengono una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore.

Documenti informativi: area riservata e tracciabilità

Per i documenti che non richiedono al lavoratore di rendere dichiarazioni o manifestare una volontà, è possibile utilizzare un’area riservata di una piattaforma aziendale, accessibile al solo interessato. La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal consulente incaricato o da un fornitore di servizi.

Il sistema deve però identificare l’utente, garantire l’accessibilità e la disponibilità dei documenti, tutelarne l’integrità e registrare la data in cui ciascun documento è stato messo a disposizione e, quando richiesta, la presa visione. Il lavoratore deve poter consultare, conservare e riprodurre i documenti. È ammessa anche una conferma riepilogativa per più documenti, purché il sistema mantenga la tracciabilità riferita a ciascuno di essi.

Se la piattaforma non è temporaneamente disponibile, il datore di lavoro deve comunque rispettare i termini previsti per gli adempimenti e predisporre una modalità alternativa di consegna, conservandone prova.

Dichiarazioni del lavoratore: identificazione e firma non coincidono

Per i documenti che contengono dichiarazioni del lavoratore, il Ministero precisa che l’identificazione elettronica non equivale alla sottoscrizione. SPID o CIE possono identificare l’utente, ma il loro solo utilizzo non basta a firmare il documento.

La formazione e la sottoscrizione devono rispettare i requisiti del Codice dell’amministrazione digitale. Sono utilizzabili la firma digitale, la firma elettronica qualificata o avanzata oppure un processo informatico che, previa identificazione dell’autore, assicuri sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità certa del documento al lavoratore. L’interpello precisa inoltre che la CNS non può essere considerata equivalente a SPID e CIE per l’identificazione nell’ambito dei servizi offerti da soggetti privati.

La digitalizzazione semplifica quindi la gestione documentale, ma non elimina gli obblighi di forma eventualmente previsti per i singoli atti. Il datore di lavoro resta responsabile dell’adempimento e deve conservare evidenze informatiche idonee a dimostrare la consegna e, quando necessario, la corretta formazione e attribuzione della dichiarazione al lavoratore.