Spese di trasferta: quando serve il pagamento tracciabile

La tracciabilità dei pagamenti è diventata un requisito da considerare nella gestione delle trasferte di lavoro. La Legge 30 dicembre 2024, n. 207, all’art. 1, commi 81–83, ha introdotto modifiche al Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), tra cui l’obbligo di pagamento tracciabile per determinate spese. La disciplina è stata successivamente modificata dal D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla Legge 30 luglio 2025, n. 108. Per questo, non è corretto ritenere che ogni spesa sostenuta durante una trasferta debba necessariamente essere pagata con carta o bonifico: occorre considerare la tipologia di costo, il luogo in cui è stato sostenuto e il regime fiscale applicabile.

Per i rimborsi ai lavoratori dipendenti, l’art. 51, comma 5, TUIR prevede che non concorrano a formare il reddito le spese sostenute in Italia per vitto, alloggio e trasporto effettuato mediante taxi o noleggio con conducente (NCC), a condizione che il pagamento avvenga con strumenti tracciabili. La condizione si applica sia alle trasferte fuori dal comune della sede di lavoro sia a quelle effettuate all’interno del comune.

Non tutti i trasporti seguono la stessa regola

La norma fa riferimento ai trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, definiti dall’art. 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21: in concreto, taxi e NCC. I biglietti per i servizi di linea, come treno, aereo o autobus, non rientrano in questo specifico obbligo di tracciabilità. Ciò, tuttavia, non elimina la necessità di documentare correttamente la spesa: significa soltanto che, per queste tipologie di viaggio, il pagamento tracciabile non è la condizione prevista dall’art. 51, comma 5, TUIR per la non imponibilità del rimborso.

Anche il luogo in cui si sostiene la spesa è determinante. La disposizione riguarda i costi sostenuti nel territorio dello Stato; pertanto, per i rimborsi ai dipendenti relativi a trasferte all’estero non opera la medesima condizione di tracciabilità. Di conseguenza, le procedure aziendali dovrebbero distinguere le trasferte nazionali da quelle estere e i trasporti di linea da quelli effettuati con taxi o NCC.

Sono ammessi i pagamenti effettuati con carte di credito, debito o prepagate, bonifici bancari o postali, assegni bancari o circolari e gli altri strumenti tracciabili previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241. È opportuno conservare insieme la documentazione della spesa e la prova del pagamento, così da rendere verificabile il trattamento fiscale applicato.

Conseguenze per dipendenti e imprese

Se una spesa soggetta all’obbligo viene pagata in contanti, il relativo rimborso può concorrere alla formazione del reddito imponibile del dipendente, in base all’art. 51, comma 5, TUIR. Per l’impresa, la tracciabilità rileva anche ai fini della deducibilità: l’art. 95, comma 3-bis, TUIR subordina a tale condizione la deduzione delle spese di vitto e alloggio, nonché di viaggio e trasporto con taxi o NCC, sostenute per le trasferte dei dipendenti e dei relativi rimborsi analitici. L’assenza del requisito può quindi incidere sia sul trattamento fiscale del lavoratore sia sulla deduzione del costo per l’azienda.

Per alcune spese accessorie opera una regola distinta. In caso di rimborso analitico per trasferte fuori dal territorio comunale, l’art. 51, comma 5, TUIR consente di rimborsare altre spese, anche non documentabili, entro il limite giornaliero di 15,49 euro per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per quelle all’estero. Questa previsione va tenuta distinta dalle spese di vitto, alloggio e taxi o NCC soggette al requisito di tracciabilità.

Regole specifiche riguardano anche i lavoratori autonomi. In particolare, gli artt. 54, comma 2-bis, 54-ter e 54-septies, comma 6-bis, TUIR disciplinano il trattamento dei rimborsi e la deducibilità di determinate spese sostenute in Italia o riaddebitate analiticamente al committente. La disciplina varia in funzione della natura del costo e del rapporto tra professionista, committente e soggetto che sostiene la spesa; perciò è opportuno verificare il caso concreto prima di applicare le regole previste per i dipendenti.

Per le aziende, l’adeguamento non consiste soltanto nell’invitare i dipendenti a non usare il contante. Occorre aggiornare le procedure di trasferta, chiarire quali spese vadano pagate con strumenti tracciabili e conservare la documentazione necessaria a collegare ciascun costo alla missione e al relativo rimborso. Una gestione ordinata consente di ridurre il rischio di errori e di applicare correttamente le disposizioni fiscali.

Lo Studio è a disposizione per chiarimenti e per supportare le imprese nella revisione delle procedure di rimborso delle spese di trasferta.